Paperless of toch snailmail ?

Heb jij al een papierloos kantoor? Bij Fundament All Media proberen we natuurlijk zoveel mogelijk digitaal te doen. Toch blijken wij nog erg veel te printen. Niks paperless dus. Terwijl printen in heel veel gevallen eigenlijk niet meer nodig is.

Back to the future?
Op 30 juni 1975 verschijnt er een artikel in een aflevering van BusinessWeek over ‘The office of the Future’ waarin een voorspelling wordt gedaan over de paperless office. Velen denken dan dat het gebruik van papier al in 1980 drastisch af zal nemen en in 1990 grotendeels vervangen zal zijn door een vorm van digitale documenten. Anderen denken dat het veel langer zal duren voor het zover zal zijn. Het artikel is nog steeds online beschikbaar en het is erg leuk om te kijken wat er nou daadwerkelijk van terecht is gekomen.

Papier en milieu
Papierproductie zorgt voor ontbossing en de daaruit voorkomende broeikasgassen. Het leidt ook nog eens tot luchtvervuiling door vrijkomende schadelijke stoffen. Bovendien verbruikt het productieproces een derde van de fossiele brandstoffen wereldwijd. Het afvalwater zorgt vervolgens weer voor sterke vervuiling die schadelijk is voor het water. Productie van inkt cartridges is ook nog eens behoorlijk schadelijk … enz..

Punt gemaakt: een paperless office is hartstikke goed voor ons milieu. Maar in de praktijk lastig uitvoerbaar. Met name als het gaat om contractverkeer, offertes ed.. Want hoe onderteken je die? En is dat dan wel veilig? En hoe pak je dat eigenlijk aan?

Paperless: waar staat je digitale document?
Een hele belangrijke vraag van paperless is natuurlijk of al die digitale documenten er nog wel zijn over 100 jaar! En, uh, waarop of waarin?

Leuk voorbeeld: In 2045 vinden kleinkinderen van een schrijver op zolder een brief uit 1995 met een bijbehorende cd-rom. In de brief staat dat er een schat te vinden is en dat de sleutel om hem te vinden op de cd-rom staat. Cd-rom? En mochten ze nog een hele oude cd-rom drive vinden en die aansluiten, welke software zal dan nog in staat zijn het document te lezen? En dan vergeten we ook nog dat een cd-rom heel beperkt houdbaar is. Daar gaat je schat…
(Bron: http://www.clir.org/pubs/archives/ensuring.pdf)

De brief was wél leesbaar! Papieren documenten hebben een veel langere houdbaarheid dan digitale opslagmiddelen. Daarnaast zijn ze ook nog eens veel directer beschikbaar en heb je geen tools en software nodig om ze te kunnen lezen.

Er is een oplossing
Een oplossing is datamigratie. Alle archieven om de zoveel jaar overzetten naar nieuwe datadragers. Daarbij moet natuurlijk ook altijd software beschikbaar zijn om de data uit te kunnen lezen. Een goede archivering van digitale data is dus ook best lastig. Ik denk dat iedereen thuis nog oude dvd’s, cd’s en usb sticks heeft vol met oude documenten en niet te vergeten foto’s. Want wie drukt nu nog foto’s af? Of zet je het in de cloud? En hoe veilig is dat eigenlijk? Waar komen mijn gegevens dan eigenlijk allemaal terecht? Of zal ik uit veiligheid toch maar gewoon gezellig alles lekker printen.

Marjan Bos
marjan
Webdeveloper Fundament All Media